Yağ Kayıt Defteri (Oil Record Book) Nasıl Doldurulur?

Yağ kayıt defteri, geminin MARPOL Ek-1'e tam uygunluğunu ve herhangi bir kirliliğe neden olmadığını kanıtlayan çok önemli kayıt defterdir.

Özellikle Türk ticaret filosundaki yetersiz, bilgisiz, dünyadan bihaber kaptanlar gemi operasyonunda her şeyi olduğu gibi bu defteri de başmühendise havale eder ama defterin altındaki kendi imzasının tüm kayıtları doğruladığını ve onayladığı anlamına geldiğini bilmez. Artık devir değişti, Avrupa limanlarında cezalar şahısa yazılmaya başlandı. Yağ kayıt defterinin doldurulmasında yapılan her harf hatasına bile ceza yazılmaktadır. Artık gemi kaptanlarının da yağ kayıt defterinin doldurulmasını en az bir baş mühendis kadar bilmesi gerekmektedir. 

Yağ kayıt defterinin doldurulmasında aşağıdaki maddelere dikkat edilmelidir:

-Yağ kayıt defteri tükenmez kalemle yazılmalıdır.
-Yapılan işlemin sorumlusu ve baş mühendis tarafından imzalanmalıdır.
-Her tamamlanan sayfa, gemi kaptanı tarafından imzalanmalıdır.
-Yapılan işlemler kronolojik sıraya göre kaydedilmelidir.
-Tarihler dd-MON-yyyy formatında yazılmalıdır. Örneğin; 01-APR-2014
-Sintine sludge tankları geminin IOPP sertifikasının ekinde yazdığı formatta yazılmalıdır.
-Yağ kayıt defterine hatalı giriş yapıldığında, derhal hatalı girinin üzeri, hatalı giri okunabilecek şekilde tek bir çizgi ile çizilmelidir. Yanlış giri kısmı imzalanmalı ve tarih atılmalıdır. Kayıtların düzeltilmesinde daksil yada hatalı yazının üzerine yazarak düzeltmek yasaktır.
-IOPP sertifikası bölüm 3.3'de listelenen sintine holding tank miktarlarının ORB'a kaydı mecburi değildir.
-Oily water seperator (OWS) parçalarına yapılan bakım tutum yağ kayıt defterine yazılmalıdır.

Yağ kayıt defteri girilerinde yapılan hatalar-Buharlaşma ile kaybolan sludge miktarının kaydedilmemesi
-Sintine suyu transferlerinin yanlış kaydedilmesi
-Gemide mevcut sludge miktarı kayıtlarının haftalık yazılmaması
-Yemek yağı, yağlama yağı vb. atımının yağ kayıt defterine işlenmemesi
-Taşan tankların içeriğinin transfer kayıtlarının olmaması.
-Yanlış girilerinin üzerinin karalanması, üzerine tekrar yazarak düzeltilmesi.
-OWS (oily water seperator) bakım-tutum ve filtre değişiminin yağ kayıt defterine kaydedilmemesi
-OWS (oily water seperator) ve OCM (oil content meter) nin işletme testlerinin doğru kaydedilmemesi
-Kayıtlarda yanlış kod kullanımı
-OWS ve insineratörün kapasitelerinin dışında kullnılmış olarak kaydedilmesi
-Sludge kayıtlarının haftalık tutulmaması
-Yağ kayıt defterinde belirtilen isim ve tank kapasitelerinin IOPP ekindeki verilerle tutarsız olması

Yağ kayıt defterinde yapılan hata örnekleri:

Yağ kayıt defterinde iki kayıt arasında boş satır bırakılmamalıdır.

Her bir kayıt sonunda ilgili işlemin sorumlusunun ismi, pozisyonu, imzası ve tarih yazılmalıdır.

Her bir kayıt için tarih yazılmalıdır.

Her bir kayıt sonuna ilgili işlemin sorumlusunun ismi, pozisyonu, imzası ve tarih yazılmalıdır.

Yağ kayıt defterine hatalı kayıt yapıldığında, yanlış yazılmış olan kelime üzeri hatalı yazı okunabilecek şekilde tek bir çizgi ile çizilmeli ve tarih, pozisyonla imzalanmalıdır.

Üstteki örnekte 4 metreküp sintine suyunun bilge holding tank'a transferi yapılmış. Yalnız 4 metreküp sintine suyunun nereden alındığına dair bilgi yoktur. İlgili işlemin sorumlusunun adı, pozisyonu, imzası ve tarih kayıtın sonuna yazılır, üstte olduğu gibi kayıdın arasına yazılamaz.

Haftalık mecburi sludge beyanı üstteki gibi yazılamaz. Aşağıdaki gibi her bir tank için ayrı ayrı kayıt yapılmalıdır.

Haftalık mecburi sludge beyanı üstteki örnekteki gibi her bir tank için ayrı ayrı yazılmalıdır.

Yağ kayıt defterine yapılan her bir kayıt, tüm tank iskandil değerleriyle aynı olmalıdır. Üstteki örnekte yağ kayıt defterinde 0,20 metreküp gözüken luboil drain tankı, baş mühendis tarafından imzalanan tank iskandil kayıt defterinde (sounding log book) 1,5 metreküp görünmektedir. Aradaki 1,3 metreküplük sludge'ın nereye gittiğine dair bir bilgi yok.

Üstteki örnekte 30 kasım'da bilge holding tanktan yapılan 15 metreküp sintine transferinden sonra, deck residual tank sintine miktarı 4 aralıkta sıfır metreküp olarak kaydedilmiştir. Gemi adına çok büyük bir sorun teşkil etmektedir. Zira bu 15 metreküplük sintinenin nereye gittiğine dair herhangi bir kayıt yoktur. 

Üstteki örnekte yapılan sludge transferi kaydında yanlış kod kullanılmıştır. C 11.2 yerine C 12.2 kodu kullanılmalıydı.

IOPP sertifikası eki 3.1'de listelenen bir tanktan drain edilen su, MEPC.1/circ.736/Rev.2'deki #4 nolu örnekte olduğu gibi makine dairesi sintinesi yerine 'Bilge Water Holding Tank' a transfer edilmelidir.

Yağlı bezlerin ve kullanılmış filtrelerin insineratörde yakımı/sahile verilişi yağ kayıt defterine kaydedilmez. Bu kayıt, çöp kayıt defterine (garbage record book) yazılır.

Yağ kayıt defterinin doldurulması için tavsiyelerMecburi olmayan haftalık sintine tank miktarı kayıdı "I" koduyla yapılır. MEPC.1/circ.736/Rev.2'deki #25 nolu örneği inceleyin.

Güverte slop tanklarına sludge transferi yapıldığında her iki yağ kayıt defterindeki (makine & güverte) kayıtları dikkatli inceleyin.

Bazı gemilerde incineratörün sludge yakımı 24 saat sürmektedir. Böyle durumlarda work/rest hour ve UMS operasyonu kayıtlarına dikkat edilmelidir.

Varillerdeki yağlama yağının tanklara transferi "H" kodu ile işlenmelidir. IMO sirkülerindeki #19 nolu 'Bunkering of bulk lubricating oil' örneğini inceleyiniz.

Her 100 m/t fuel oil sarfiyatı sonucu oluşan sludge miktarı, en az 0,8-1,0 m3 olarak kaydedilmelidir.

Makine dairesinde oluşan sintine miktarı ise her bir 1000 Kw makine gücü için günlük en az 15 litre olarak kaydedilmelidir. Örneğin 7000 Kw bir makine için günlük sintine miktarı 7 x 15 = 105 litre