DOC, SMC ve SMS Nedir?

Uluslararası Güvenlik Yönetimi (ISM) kodunun gereklerini yerine getirmek için denizcilik şirketi karada ve denizde güvenliği nasıl sağladığını göstermek durumundadır. Bu da ancak belgelenmiş bir sistemle geliştirilebilir. Her şirket ve her gemi kendine özgü bir güvenlik yönetim sistemi geliştirecektir. Bunun sonucunda ISM kodunun gerektirdiği standartlara uygunluğunu gösteren ''Uygunluk Belgesi'' (DOC) alacaktır. Aynı şekilde gemi için ISM kodunun gerektirdiği standartlara uygunluğunu gösteren ''Güvenlik Yönetim Sertifikası'' (SMC) alınacaktır. Bu sertifikaların verilmesi de yetkili bir kurum tarafındanyapılacak ''Güvenlik Yönetim Sistemi'' (SMS) tetkikini gerektirir.

SMS (Safety Management System), klasik olarak bir piramit şeklinde açıklanır. Piramit ’intepe noktası şirket politikasıdır. Bunun altında EI Kitabı (Manual) gelir ki, bunda politikayı uygulamak için yazılı talimatlar bulunur. Üçüncü bölümde Prosedür (procedure) yani uygulanacak talimatlar bulunur. Dördüncü katman veya taban bölümü de Kayıtlar (Records) dır. Bu da tüm uygulamaların yazılmasıdır.

DOC (Document of Compliance), alınması için ISM kodu gereğince şirketin kara ve gemideki güvenlik yönetim sistemlerini (SMS) oluşturması, geliştirmesi ve iç tetkiklerini yaptırmasını gerektirir. Demek ki ilk adımda şirket işlettiği gemi tipi ve özelliğine bağlı olarak SMS oluşturmak ve geliştirmek durumundadır. Konteyner gemisi işleten şirket ile kimyasal tanker işleten şirket farklı özellikler taşıyan SMS geliştireceklerdir.

İç tetkik veya denetimlerin geliştirilmesi ve uygulanması için şirketteki personele dağıtılan sorumluluklar belirlenmelidir. Denizcilik işletmelerinde her işle meşgul olan tek adam yerine, görevi ve sorumlulukları belirlenmiş yetkili devri başlayacaktır.

Benzer şekilde SMC (Safety Management Certificate) alınması ve korunması amacıyle gemide Kaptan da iç tetkik (denetim) işlemini yerine getirecektir. Bir kaptan kendi gemisinde SMS tetkiki yapmamalıdır. Buna karşın, bir kaptan yeni atandığı bir gemide iç tetkik yapabilir. İç tetkikin başka bir görevli tarafından yapılması aksaklıkların daha iyi saptanması için yararlıdır.

Tetkik konusunda ortaya çıkan iki terim arasındaki farka dikkat çekmek isteriz Bunlar ''Deficiency'' ile ''Noncorformity'' açıklamalarıdır. Deficiency noksan veya yetersizlik anlamındadır ama, teknik bir hususu ifade eder. Örneğin, bir can filikasının motorunun çalışmaması için deficiency kullanılır. Motor yağsız bırakıldığından çalışmıyor olabilir. Oysa, sorumlu kişiye makine bakım ve tutumu öğretilmemiş İse bu durum Noncorformity terimi ile açıklanır.

SMS için yapılan bir iç tetkik yeni bir gemi denetimi değildir. Eğer bir uygunluk bulunursa bir kişiye hata yüklenmeyecektir. Tetkikin amacı sistemi değerlendirmektir. Buradan da ISM kodun asılamacı ortaya çıkmaktadır. Güvenli işletmeyi sağlamak için şirket ve gemi arasında devamlı bir ilişki sağlayarak sistemin kendini denetlemesi ve hayatiyetini oluşturmaktır. Bir kaza veya sorun meydana çıktığında çok kere sorumlu olarak hiyerarşik halkanın en sonuncu kişisi bulunur. Bundan sonra ise şirket ve geniş düzeninde sorumluluğu tepe noktasına taşımak üzere kontrol bilincini kazandırmak ve takip ettirmek esas tutulmaktadır.

SMS kapsamında şirketler kendi sistemlerini kurup DOC almak üzere idarelerin belirlediği kurumlara başvuracaklardır. Bu kurumlar uygulamada Klas kuruluşları olmaktadır. İşletmelere ve gemilere gelecek olan Tetkikçiler (Auditors) ''IACS'' kurullarından sörveyörler olacaklardır. Bir kuruluştanDOC ve SMC almak için başka kuruma başvurmaya gerek yoktur. Sadece şirketin kendine özgü SMS geliştirilmesi yeterlidir.

Bazı şirketlerin DOC, SMS yanında "ISO 9002" sertifikası da aldıkları görülebilir.

ISO 9000 bir kalite standartıdır. Bir mal üreten şirkete verilebilir. Denizcilik şirketinde yapılaniş hizmet sektörü olduğundan buradaki karşılığı ISO 9002 olur. Bunun alınması zorunlu olmayıp, sadece ticaret alanında bir özellik sayılabilir. Bu durumda Şirket ve gemilerde uygulamaları ISM ve (varsa) ISO9002 kodlara göre formüle etmek, sürekliliğini ve uygulamaları denetime gelen Auditörlere ispatlamak gerekmektedir.

DOC'ın geçerliliği beş yıl olup her yıl denetime tabidir. Denetimler -/+ 3 ay içinde, son denetim 6 ay içinde yapılacaktır. SMC'de 5 yıllık olup 2 ve 3. yıl içinde denetime tutulacaktır". Bunun da son denetimi bitişten 6 ay öncesinde başlayacaktır.